Pengertian Surat Dinas Lengkap Beserta Fungsi Dan Bagian-Bagian Surat Dinas

Pengertian Surat Dinas tak terbatas pada dinas pemerintahan saja. Surat dinas juga diperlukan oleh lembaga, organisasi, maupun instansi swasta.

Pengertian Surat Dinas

Pengertian surat dinas ialah suatu surat yang dibentuk secara resmi oleh suatu instansi atau forum tertentu yang berkaitan dengan keperluan dinas.

Baca Juga

Definisi surat dinas lainnya ialah surat yang isinya berkaitan dengan segala permasalahan kedinasan yang dibentuk dan dikeluarkan oleh suatu forum ataupun instansi tertentu.

Dibuatnya surat dinas bertujuan untuk keperluan kedinasan, sanggup dibentuk oleh instansi pemerintah maupun swasta.

Isi surat dinas juga sanggup beragam, pada umumnya surat dinas berisikan ihwal penyampaian pengumuman, dukungan suatu izin, dukungan tugas, dan lain-lain.

Surat dinas juga termasuk surat resmi alasannya ialah memakai format penulisan resmi dan tata bahasa yang baku.

Fungsi Surat Dinas
Ada banyak fungsi dalam pembuatan surat dinas, antara lain:

Sebagai fatwa suatu pekerjaan, terkait instruksi, dukungan izin, maupun pengambilan keputusan.
Sebagai alat pengingat dan peringatan.
Sebagai arsip dokumentasi dalam surat-menyurat.
Sebagai bukti perkembangan dari proses perjalanan suatu forum atau instansi.
Sebagai alat bukti, khususnya terkait dengan perjanjian atau serah terima.

Selain fungsi di atas, masih banyak lagi fungsi surat dinas lainnya tergantung tujuan dari dibuatnya surat dinas tersebut.

Ciri-ciri Surat Dinas
Ada ciri-ciri tertentu yang membedakan surat dinas dengan jenis surat lainnya, antara lain sebagai berikut:

Adanya kop surat yang menyatakan nama forum atau instansi yang menciptakan surat dinas tersebut.
Adanya nomor surat dan juga keterangan lampiran.
Terdapat salam pembuka maupun salam epilog di bab isi surat.
Ditulis memakai format resmi dan bahasa yang baku.
Adanya stempel sebuah instansi dan tanda tangan dari pejabat yang berwenang atau orang yang menciptakan surat.

Syarat Penulisan Surat Dinas
Surat dinas tidak sanggup dibentuk secara sembarangan, harus memenuhi beberapa persyaratan. Nah, berikut kami jelaskan syarat penulisan dalam surat dinas:

Surat dinas harus ditulis dalam format yang teratur dan sesuai dengan kaidah dalam penulisan surat dinas, termasuk bagian-bagian surat harus sesuai hukum yang berlaku.
Bagian isi surat tidak terlalu panjang, sampaikan pribadi inti dari tujuan dibuatnya surat dinas tersebut.
Menggunakan bahasa baku dan sesuai “Ejaan Yang Disempurnakan”, serta gampang dipahami oleh pembaca.

Bagian-bagian Surat Dinas
Bagian-bagian surat merupakan syarat yang harus dipenuhi dalam penulisan surat dinas. Adapun bagian-bagian surat dinas antara lain:

1. Kop atau Kepala Surat
Kop surat ialah bab surat yang terletak paling atas pada surat dinas. Bagian kop surat juga sebagai hal yang membedakan antara surat resmi dan surat pribadi. Dalam kop surat, biasanya terdapat logo, nama dan alamat dari instansi atau forum pembuat surat.

2. Tanggal Surat
Tanggal surat ialah bab surat yang terdiri dari nama tempat atau tempat dan tanggal dibuatnya surat dinas tersebut.

3. Nomor Surat
Nomor surat ialah bab yang umumnya terdiri dari kode penomoran surat sesuai hukum yang telah ditentukan oleh instansi pembuat surat.

4. Lampiran Surat
Lampiran ialah keterangan ada atau tidaknya lembaran suplemen berupa kertas atau dokumen lain yang disertakan bersama dengan surat tersebut.

5. Perihal atau Hal
Perihal ialah isi pokok dari surat yang dibuat, contohnya permintaan rapat, permohonan izin, pengumuman, dan sebagainya.

6. Alamat atau Pihak Tertuju
Alamat atau pihak tertuju dalam bab surat dinas sanggup diperuntukkan kepada perorangan maupun instansi.

7. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan bab yang menawarkan rasa hormat dan kesopanan dalam sebuah surat.

8. Isi Surat
Isi surat dinas harus ditulis secara singkat, jelas, rinci, dan gampang dipahami.

9. Salam Penutup
Salam epilog dipakai sebagai final dari isi sebuah surat.

10. Nama Pengirim atau Pembuat Surat
Nama pengirim atau pembuat surat harus ditulis secara lengkap, beserta pangkat atau jabatan dari pembuat surat.

11. Tanda Tangan dan Stempel
Dalam surat dinas harus ada tanda tangan dan stempel dari pembuat surat atau pejabat yang berwenang dalam menerbitkan surat.

12. Tembusan
Tembusan ialah keterangan pihak-pihak yang mendapat salinan dari surat dinas.

13. Inisial (bila ada)
Inisial ditulis di bab kiri di bawah tembusan. Inisial dicantumkan apabila memang ada dua nama yang terdiri dari pengonsep surat dan pengetik surat.

Demikian isu yang sanggup kami sampaikan mengenai pengertian surat dinas beserta fungsi dan bagian-bagiannya. Semoga membantu Anda dalam hal pekerjaan kesekretariatan.